TomoCon 2016: behind the scenes!

Een verslag over Tomocon vanuit een ander oogpunt, namelijk vanuit het oogpunt van de organisatie!

Opbouw

Na 7 maanden voorbereiding, talloze meetings en veel vergaderen is het zo ver. Het is de vrijdag vóór TomoCon 2016. Om 6 uur in de ochtend gaat de wekker en moet er gebouwd worden. Een 54 pagina’s tellend draaiboek gaat ons de komende 72 uur vertellen wat we moeten doen.

Behalve dat er een 1100m2 tent gezet moet worden voor de dealers, moeten er ook 138 tafels van de tweede verdieping naar de tent worden gesjouwd, 400 meter hek moet gezet worden, 1200 stoelen geplaatst worden, diverse bekabeling worden aangelegd en moeten er 50 klaptafels geplaatst worden. Met twee personen is dat best een klus, maar gelukkig komen er richting de avond wat vrijwilligers meehelpen. Dan komt de eerste tegenslag; de locatie heeft een bingo avond gepland die duurt tot 22.00 uur. De tafels die we om 18.00 uur wilden versjouwen, moeten wachten tot na 22.00 uur. Uiteindelijk zijn we om 01:30 uur in de nacht klaar…

Eerste dag TomoCon 2016: zaterdag 9 april

Na het debacle in Etten-Leur hadden we besloten dat we ons weer gingen richten op waar we goed in zijn: gezellige cons die kleinschalig zijn met voldoende activiteiten om samen te doen. Dat dit idee nog steeds populair is, bewijzen de cijfers wel. 1500 bezoekers op zaterdag en 1300 op zondag. Volledig uitverkocht en alleen nog een mogelijkheid om kaarten te kopen aan de dagkassa ver na opening (wat uiteindelijk tegen alle verwachtingen in nog door honderden mensen gedaan wordt).

Om 4 uur in de ochtend gaat mijn wekker en vlak voor 5 uur ben ik op de locatie. Ik start met het inrichten van het maidcafé en ook de cateraar arriveert enkele minuten later. Precies volgens afspraak. Tijdens het event ben ik verantwoordelijk voor de veiligheid, opbouw en alle facilitaire zaken. Mijn collega Wilbert is verantwoordelijk voor het programma. Op deze manier lopen we elkaar niet in de weg en weet ieder zijn taak.
Even na 5 uur arriveren de eerste dealers. Ondanks dat ze allemaal wisten dat we een tent geregeld hadden, waren sommige niet voorbereid op de zandondergrond voor de tent. Ik regel snel een loopplank en alles loopt letterlijk weer op rolletjes.

Rond 08.00 uur is alles binnen en buiten klaar. Techniek is getest en alle spullen staan op de plaats. Ook de eerste gasten arriveren voor de poort. De beveiligers arriveren en ik krijg van de gophers op Oss CS te horen dat de eerste shuttlebussen vertrokken zijn.

Om 09.00 uur willen we open. De rij voor de entree is inmiddels lang, maar nog niet alle dealers zijn volledig opgebouwd. Om de rij niet te lang te laten worden, laat ik de gasten alvast binnen en zorgt de beveiliging er voor dat ze voor de dealertent wachten. Om 09.10 is het eindelijk zo ver en is TomoCon 2016 volledig geopend.
Ondanks dat we tickettijden op de bustickets hadden gezet, blijkt het erg druk te zijn op het station. De wachttijd voor een shuttle is nu 50 minuten. De gast hoort op nummer 1 te staan. Dit is onacceptabel. Ik bel het busbedrijf en die kan binnen 15 minuten een extra bus inzetten. Een uurtje later bel ik de mensen op het station en blijkt de wachttijd zo’n 15 minuten te zijn. Ruim binnen de norm van 30 minuten die we willen hanteren.
Rond de middag krijg ik een seintje dat de luchtbehandelingsinstallatie in de gameroom er mee op is gehouden. Het wordt er onacceptabel warm. Omdat er speciaal stroom is aangelegd voor die ruimte en alle andere ruimtes vol zitten, is verplaatsen erg lastig. Toch besluit ik om de consoles te verplaatsen naar de cardgame room. De locatie waarschuwt de monteur. Deze wil pas maandag komen. Einde gameroom op die locatie dus en zo snel als mogelijk alles overplaatsen.

Terwijl ik aan het lunchen ben, krijg ik een noodoproep van een van de beveiligers. Er is een dame van het springkussen gevallen. Ik laat mijn lunch vallen en ren meteen naar buiten. Ik ben de dienstdoende EHBO’er en ook hoofd BHV. Bij de dame aangekomen, klaagt zij over pijn aan haar rug en nek. Ik fixeer haar nek, bel 112 en laat de ruimte rondom haar vrijmaken.

De alarmcentrale verteld mij dat de ambulance op dit moment een lange aanrijtijd heeft, en dat ze een politiewagen sturen. 3 minuten later is deze ter plaatse. Die constateert hetzelfde als ik; mogelijk nekletsel. Maar de ambulance heeft nog minimaal 20 minuten nodig. De agent stelt voor om te wachten, ik stel voor om een arts te laten komen. De agent is overtuigd en roept de trauma heli op. 5 minuten later is de arts ter plaatse. Even later komt ook de ambulance. De dame mag per ambulance mee naar het ziekenhuis. De arts vindt gelukkig dat er geen sprake is van nekletsel.

Samen met de politie neem ik de keuringsrapporten van het springkussen, de vergunning en het calamiteitenplan door. Gelukkig is al het papierwerk in orde en is de veiligheid voldoende gewaarborgd. Slechts 20 minuten later wordt het springkussen vrijgegeven en mogen we het weer gebruiken. Het blijkt een ongeval te zijn, waarbij de organisatie niets te verwijten valt.
Ik houd het hoofd koel en wil weer verder aan mijn lunch. Die is inmiddels opgeruimd en de tafel is leeg. +1 voor de schoonmakers dus 

Onze hoofdact van de avond NIA arriveert. Wilbert vangt ze op en de soundcheck start. Door een Babylonische spraakverwarring, maar vooral door de techniek, vertraagt de soundcheck enorm. Ik speel met de gedachte om het concert dan maar af te gelasten en Deshima de volledige show te laten doen. Ik zag niet meer gebeuren dat er geluid uit de speakers zou komen. Ik zag ook steeds meer gasten vertrekken. Het hele programma was immers afgelopen en er was letterlijk niks meer te doen. Ik overleg met Wilbert. Hij vindt hetzelfde als ik. Ik vraag Fran, die het optreden geregeld heeft, wat zij er van vindt. Dankzij de geruststellende woorden van haar, gaat het optreden uiteindelijk toch nog door.

Met anderhalf uur vertraging start het concert. Wat ben ik blij dat we besloten hebben om het toch door te laten gaan. Dit was zo ongelofelijk vet! Wat heeft NIA een topperformance neergezet!
Om 23.30 uur is alles ten einde en kijk ik terug op een geslaagde dag. Ik pak nog een lekker portie sushi met friet, neem een chocomel en kleed mezelf om. Rond 01.00 uur wil ik de poort uit lopen, als ik word aangesproken door drie jonge jongens. Of ik een speeltuintje in de buurt weet. Ik vraag verbaast waarom ze dit willen weten. “We hebben de laatste trein en bus gemist, ik kan onze ouders niet bellen en ik wil in een speeltuintje slapen. We moeten morgen hier toch weer zijn”. Gezien de jeugdige leeftijd leg ik ze uit dat dit echt onverantwoord is. Gelukkig ken ik redelijk wat mensen en bel ik een bevriende hoteleigenaresse op. Ik leg het verhaal uit. Voor € 60,00, mogen ze twee kamers hebben. Ik stop hen in mijn auto en breng ze er naar toe.
Om 3 uur ’s nachts lig ik eindelijk op bed. Over 55 minuten gaat de wekker weer…..

Tweede dag TomoCon 2016; zondag 10 april

Omstreeks 04:30 uur kom ik aan op de eventlocatie. Ik vraag de nachtwaker of er nog bijzonderheden waren. Op een regenbui na, waren deze er niet. Ik ontvang de schoonmakers en leg hen uit dat het hele complex en buitenterrein gereinigd moet worden. Ikzelf start met het rechtzetten van de stoelen en tafels. Iets na 6 uur arriveren de eerste dealers en de catering. Ik ben doodmoe, maar gelukkig komen er vandaag maar 1300 bezoekers. Ook hebben we veel inloopworkshops. Zo hoeven we dus niet continu de ruimtes om te bouwen en checken of alles op tijd loopt. De gehele opening en ochtend verloopt vlekkeloos volgens draaiboek.
Rond de middag maak ik een rondje door de dealertent. De algemene tendens is dat de dealers erg tevreden zijn. Ook de tent bevalt goed. Voldoende ruimte en een leuke festivalsfeer. Er wordt door menigeen nog de vergelijking met de circustent van Bassie en Adriaan gemaakt, waarbij ik Adriaan zou zijn en Wilbert Bassie. Aangezien de dealer die deze opmerking maakte, zelf rood haar heeft, leidde dit tot veel hilariteit. De sfeer was goed!

De rest van de middag zijn er weinig bijzonderheden en vul ik mijn tijd tot het einde van de dag met genieten van het plezier van de bezoekers en een overdosis bubble tea.
Rond 17.30 uur loopt TomoCon 2016 ten einde. Ik loop naar de entree en spreek veel bezoekers aan met de vraag hoe ze het gehad hebben en wat er beter kan. De bezoekers zijn erg positief. In 2015 kregen we als aandachtspunten mee dat de horeca goedkoper moest, het moest minder druk zijn en er moesten meer zitplaatsen zijn. Dit is ruimschoots gelukt.
Om 18.20 uur is iedereen weg. De laatste bus is vertrokken en samen met drie achtergebleven vrijwilligers begint de grootste klus: de locatie achterlaten zoals die aan ons is opgeleverd. Ik zal je de details besparen, maar we waren klaar om 3 uur ’s nachts.

Conclusie

Moe maar voldaan. Het doel om kleinschalig te blijven was niet helemaal gelukt. Uiteindelijk toch 3000 bezoekers gehad, maar er is wel kwaliteit geleverd. Meer zitplaatsen, betere en onderscheidende workshops, beter licht en geluid, goedkopere en betere horeca (erg veel complimenten over gekregen), meer festivalsfeer en een gevarieerdere dealerroom. TomoCon 2016: Let’s make new friends! Mission accomplished!